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間違った敬語を使っていませんか?私がビジネスメールで意識している3つのこと

こんにちは。本気出したら電話は0.8コールでとれる、WEBディレクターのナカチです。

さて、今回は電話ではなくメールのお話。
あたり前のように使っていますが、メールはクライアントと詳細なやりとりができるすごく大事なツールです。

ナカチは以前、お客さまの問い合わせにひたすらメールで返答するというお仕事をしていたので「てにをは」だったり、言い回しはとても気を付けるようになりました。

そこで、普段から気になっていたメールのやりとりをまとめましたので 今後、何かの参考にしていただければ幸いです(*^-^*)
敬語の使い方なので、普段使いでも応用できると思いますよ。(服のように言うてみました)

敬語って難しい。。。

「させていただきます。」の乱用

よく耳にする
「~を務めさせていただきます」とか「この資料を見させていただいて~」とか「ご一緒させていただいて~」。
丁寧に言おうと、すぐ「させていただく」を使っている方が多いのではないでしょうか。私はその都度なげぇな(=_=)と感じます。

調べてみると「させていただく」は相手の「許可」によって自分に「恩恵」がほしいときに使います。

例えば

  • 日程を変更させていただきます。
は正しい使い方( ..)φメモメモ

なので

  • 「~を務めさせていただきます」→「~を務めます」
  • 「見させていただいて~」→「見せていただいて~」「拝見しまして~」「拝見いたしまして~」
      (個人的に、謙譲語の「拝見する」を使うほうが好き。)
  • 「ご一緒させていただいて~」→「ご一緒しまして~」

となります。おぉスッキリ、美しい(*♡∀♡)

「~でよろしかったですか」「こちら資料の方になります」のバイト敬語

コンビニやファミレスでよく聞きます。正しくは

  • 「~でよろしいですか」
  • 「こちらが資料になります」

です。

「よろしい」は今聞いてるので過去形にする必要はありませんし、「資料の方」て方角示す必要ないと思います(';')
バイト敬語は間違いではないという説もありますが、過去の統計だと半数以上の方がこの言い回しが気になっているようです。
メールだと余計にまどろっこしいので、シンプルな表現を使いましょう。

出典)文化庁:平成25年度「国語に関する世論調査」の結果の概要 敬語について気になる言い方か に対しての回答

最後に 私がクライアントにメールを送る際に気をつけていること

それは、丁寧にかつシンプル!!

  1. 結論を最初に持ってくる
    結論が先、理由はあと。読んでいても分かりやすいです。
  2. 一文は短く
    一文は何文字まで、と意識したことはありませんが、数えてみると30文字くらいでした。
    一文には一つの内容。多くても2つ。それでも30文字くらいで折り返してます。
    どうしても長くなる時は箇条書きにしたり、改行したりして見やすさ重視にしています。
  3. 「?」をつけない
    個人的に思うのは、ビジネスメールの文末に「?」をつけると冷たかったり、反対になれなれしい印象を持ちます。

    「お間違えないですか?」にすると「え、あなた、わかってんの?」と思わせている気がします。
    聞きたいことがあれば「~でしょうか。」で質問していることは伝わるので、「?」はつけていません。

友人同士のやり取りだと、顔文字やら絵文字やらスタンプで気持ちを伝えることができますが、ビジネスメールだとそれができないので細かいところで調整しています。

上記を踏まえて

『デザインできたんで送りますねー。ちなみに、ようわからんとこあったんで、こことこことここ、アテで入れたりして直してますけどあってます?確認してくださいませー。』

をメールにすると


ご依頼の件について、添付のとおりデザインを送付いたします。

補足といたしまして以下の対応をしております。
・●●を××に変更
・◇◇に△△を追加
・★★を削除

修正点ございましたらご連絡願います。

ご確認よろしくお願いします。


どでしょ?

まず

  1. 何のメールか伝える。(今回はデザイン送付)
  2. 直したところを箇条書きで詳細に伝える(体言止めにするとシンプルに表現できます)
  3. ?を使用しない確認表現(私はこうしたので間違ってたら教えてという表現をよくします)
  4. 一文ごとに改行をして余白をつくり、見やすく。

という具合です。ハイ。

まとめ

敬語や言葉遣いがキレイだと、上品な印象を与えますよね。

メールは電話と違い、作成後見直す時間がありますので、敬語を使ういい機会だと思います。
意識して使うことで普段の会話も丁寧になりますし、一つ上の大人女子(or紳士)に近づけるかもしれませんよ(∀`*ゞ)テヘッ

以上ナカチでしたーーー!ヾ(*´∀`*)ノ

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